5 succesfactoren voor de keuze van een RPA / databot partner

5 succesfactoren voor de keuze van een RPA / databot partner

Zelf aan de slag

Met meer dan 60% jaarlijkse groei, is RPA volgens Gartner het snelst groeiende segment in de bedrijfssoftware.  Het spreekt voor zich dat ook in de Benelux heel wat organisaties het potentieel en de voordelen van databots ontdekken.  Een aantal besluiten daarom om zelf aan de slag te gaan, en dat kan perfect.  Een aantal valkuilen die critici naar voor schuiven, berusten vaak op mythes en halve waarheden.

De voordelen van een ervaren partner

Andere bedrijven hebben niet de tijd of de juiste mensen om zelf aan de slag te gaan, en nemen een partner onder de arm.  Een goed gekozen alliantie zorgt voor een snelle return on investment.  De juiste selectie van de processen, advies bij de keuze van de tool en een stevige ervaring in de ontwikkeling van automatisatie-scripts mag u van een partner verwachten.  Daar wringt natuurlijk het schoentje, in een boomende markt dienen zich heel wat potentiële partners aan.  We geven graag 5 succesfactoren voor de geslaagde keuze van een databot / RPA partner.

5 succesfactoren voor de keuze van een databot / RPA partner

1. Ervaren

Dit lijkt misschien evident, maar is het allerminst.  Verschillende spelers zijn heel recent op de markt gekomen, gaande van enkele maanden tot iets meer dan een jaar.  Zij claimen ervaring op allerlei manieren, goed doorvragen is de boodschap.  Trouwens, ervaring langs de leverancierskant is één zaak, slechts weinigen kennen het verhaal langs de kant van de klant.  De meest ervaren hebben zelf aan het hoofd gestaan van een RPA CoE (“Centre of Excellence”) in een corporate omgeving.  Enkel deze laatsten hebben aan den lijve ondervonden hoe het programma verder loopt zodra de consultants verdwenen zijn.

2. Onafhankelijk

Opnieuw een aandachtspunt dat evidenter lijkt dan het is.  Een aantal spelers zijn exclusief aan één software-aanbieder gekoppeld.  Dit hoeft niet persé een probleem te zijn, maar vormt toch een aandachtspunt bij de keuze van de RPA software.  Kennis van meerdere tools vormt hier een troef.  Extra gevaar schuilt er wanneer de potentiële partner zelf, of de groep waarin hij opereert, meerdere technologieën aanbiedt.  Databots zijn vaak het goedkopere alternatief om automatisatie tot stand te brengen.  In tegenstelling tot bijvoorbeeld het ontwikkelen van API’s of microservices, of het verder ontwikkelen van het core (ERP) systeem.  De keuze voor deze laatste alternatieven kan volledig terecht zijn, maar hoe krijgt u zekerheid als uw leverancier gemengde belangen heeft?

3. Kennis van de business

Zoals vaak voorkomt met nieuwe technologieën, voelen heel wat mensen met een technische achtergrond zich aangetrokken om hiermee aan de slag te gaan.  Vanuit hun IT-expertise gaan ze op zoek naar klanten, die ze trachten te overtuigen door in te spelen op de hype en met heel wat jargon te goochelen.  Een geslaagd project staat of valt echter met een gedegen ervaring in de business of het functionele domein.  Sales & marketing, logistiek, finance en HR volgen hun eigen logica, en ook de verschillende sectoren; medisch, professionele dienstverlening, productie, bank- en verzekeringen, … hebben hun eigen dynamiek.  Gebrek aan kennis hiervan zorgt voor nodeloze vertragingen en fouten.

4. Nabijheid

Moderne communicatiemiddelen maken van de wereld een dorp.  Hieruit volgt dat sommigen trachten daar handig munt uit te slaan door de ontwikkeling te verschuiven naar verre oorden.  Waar dit vanuit een economisch standpunt voor de realisatie van grote applicaties nog te begrijpen valt, spelen in het geval van RPA andere factoren.  Een databot imiteert immers letterlijk de activiteiten van een medewerker.  Het bespaart daarom heel wat tijd en misverstanden als de ontwikkelaar op het terrein, in rechtstreeks contact met de eindgebruiker, diens activiteiten kan nabouwen.  Het spreekt voor zich dat elke hand-over, meer nog als er vreemde talen in het spel komen, een extra complexiteit vormt.  Niet te vergeten is ook het change-management, de omarming van deze nieuwe technologie door uw medewerkers, gebaat met een nauw contact tussen medewerkers en ontwikkelaars.

5. Stabiliteit

Aansluitend bij het vorige punt is ook stabiliteit van het team belangrijk.  Het gebruik van offshore medewerkers bijvoorbeeld, komt vaak neer op het inschakelen van freelancers of andere losse samenwerkingsvormen.  Dat betekent dat het ontwikkelen zelf en het onderhoud naderhand vaak niet bij dezelfde personen terecht komt, dat er zelfs geen kennisoverdracht is.  Ook bijkomende processen dreigen telkens door iemand anders gerealiseerd te worden, wat de uniformiteit en de onderhoudbaarheid niet ten goede komt.  Om van het verlies door een gebrekkig hergebruik van eerder ontwikkelde componenten nog maar te zwijgen.  Trouwens, niet enkel offshore bedrijven zijn in dat bedje ziek.  Een aantal spelers bedient zich systematisch van afwisselende freelancers, al was het maar om hun voorgespiegelde ontwikkel-capaciteit kunstmatig hoog te houden.  Een praktijk met hetzelfde effect, is het inzetten van, weliswaar hoogopgeleide, junior consultants.  Die schuiven dan typisch relatief snel door naar andere rollen.  U zou het eerste bedrijf niet zijn dat voor de proof of concept, de piloot en de vervolgprojecten telkens met een andere ontwikkelaar te maken krijgt.

Conclusie

Een goed gekozen partner kan uw RPA-traject werkelijk een boost geven.  Op de markt zijn ondertussen voldoende ervaren spelers te vinden.  Met deze korte checklist heeft u alvast de 5 succesfactoren voor de keuze van een RPA / databot partner.  Op deze manier willen we u graag helpen om op eenvoudige wijze het kaf van het koren te scheiden.