Automation Roadblocks

De digitale transformatie, hoe begin je eraan?

Termen zoals Artificiële Intelligentie, Big Data, Chatbots, Machine Learning, Natural Language Processing en ga zo maar door, zijn gemeengoed geworden.  Deze technologieën leiden ons onstuitbaar naar de vierde industriële revolutie.  Meedoen of verdwijnen is het devies.

Maar hoe surf je nu werkelijk op deze golf van nieuwe technologie?  Valkuilen en hinderpalen zijn er genoeg:

  • hoge investeringen met een onduidelijke return
  • lange implementatietrajecten
  • ontbrekend talent
  • de zin om te experimenteren die voortdurend botst met de bestaande processen en infrastructuur.

The “new kid in town”

Geen nood echter, er is een binnenweg naar deze nieuwe wereld: Robotic Process Automation, ook gekend als RPA. Laat je niet misleiden door de term ‘robotic’. Want het gaat niet om de mechanische structuren zoals we die bijvoorbeeld kennen uit de autoassemblage. Dat is de reden waarom wij liever over Databots spreken. Deze slimme technologie helpt je om:

  • processen te automatiseren.  Zonder te raken aan bestaande processen en systemen.
  • systemen op een niet-invasieve manier te integreren.  Zelfs meerdere systemen tegelijkertijd.
  • data ophalen, vergelijken en updaten.  SQL, API, User Interface?  Databots halen alles boven.

Verlost van vervelend routinewerk kunnen je medewerkers meedenken over creatieve oplossingen voor de nieuwe uitdagingen en inzichten.

Hinderpalen

Wat zijn nu de klassiek hinderpalen waar zoveel bedrijven tegenaan lopen? En hoe helpt RPA bij om ze te omzeilen?

  • Hoge investeringskosten: Er worden geen nieuwe programma’s ontwikkeld, databases aangelegd of interfaces gebouwd.  Een Databot werkt via de user interface van de bestaande software. Het menselijke gedrag wordt letterlijk geïmiteerd: de Databot onderschept en simuleert de signalen van en naar een scherm, toetsenbord en muis. Alle bestaande mogelijkheden worden simpelweg gerecycleerd.
  • Lange doorlooptijden: een Databot opleiden is een kwestie van 4-6 weken, niet meer. Alle veiligheden, controles en rapportering die in de systemen ingebouwd zitten blijven behouden.  Het zijn de bestaande menselijke handelingen die nagebootst worden.
  • Onduidelijk resultaat: Een Databot past zich aan aan de bestaande processen en systemen.  Daarom is het mogelijk een perfecte kosten-baten analyse te maken.  No surprises.
  • Schaars (IT) talent: Er worden geen nieuwe software of interfaces gebouwd. Bijgevolg is de impact op het IT-departement is erg beperkt en wordt er niet gewogen op de bestaande capaciteit.
  • Moeilijkheden om te experimenteren: Databots worden razendsnel en tegen lage kost opgeleid en bovendien wordt er niet aan bestaande processen en systemen geraakt.  Hierdoor wordt het makkelijk om nieuwe ideeën te testen.  Zonder de continuïteit van de lopende operaties in het gedrang te brengen.

Nieuwe mogelijkheden

Daar komt nog bij dat RPA ook de deur naar tal van nieuwe mogelijkheden opent:

  • Snelheid van uitvoering: Databots zijn veel sneller dan mensen, en ze houden van saai en repetitief werk dat mensen snel afleidt. En niet alleen zijn Databots sneller in de uitvoering, ze hebben ook geen behoefte aan pauzes, rust of vakantie.
  • Service en beschikbaarheid: doordat Databots 24 uur per dag, 7 dagen per week werken zonder moe of ziek te worden, kunnen zij de nodige service bieden aan de klanten, ook op momenten dat de medewerkers van hun vrije tijd genieten.
  • Nauwkeurigheid en compliance: typo’s, fouten en onachtzaamheid in allerlei controles, zijn eigen aan mensen. Deze problemen worden vermeden met geautomatiseerde scripts, terwijl elke ondernomen actie wordt gelogd.  Tot en met screenshots toe.  Een extra troef is dat Databots ook expliciet kunnen ingezet worden om te checken of datagebruik aan bepaalde regelgeving, zoals bijvoorbeeld GDPR, beantwoordt.
  • Maximaal gebruik van bestaande systemen: Omdat een Databot de bestaande functionaliteiten en interfaces versterkt kan de levensduur van oude software verlengd worden.
  • Genereren van data: data is de nieuwe rijkdom, en om deze te oogsten heb je veel en betrouwbare gegevens nodig. Databots leveren die op een presenteerblaadje.
  • Artificiële intelligentie, machine learning, natural language processing,… Het is niet altijd makkelijk de praktische mogelijkheden in te schatten, laat staan om deze tools te koppelen aan de bestaande infrastructuur. Verkeerde keuzes vroeg in je traject worden later cash betaald. Databots helpen je bij die eerste stappen. Je kan immers steeds snel en goedkoop bijsturen tot alles helemaal goed zit.