Ben ik klaar voor Brexit?

Klaar voor Brexit

Brexit gevolgen opvangen? Databots & RPA: snel en betaalbaar klaar voor Brexit

Ben je klaar voor Brexit? Dit is bij veel bedrijven een actuele vraag. Wat zijn nu eigenlijk de brexit gevolgen voor Vlaanderen? Zijn de harde brexit gevolgen anders dan bij een no-deal Brexit? Dat er bepaalde dingen gaan veranderen zal voor niemand meer als een verrassing komen. Welke concrete douane formaliteiten er echter nodig zijn om jouw producten te exporteren naar het Verenigd Koninkrijk is nog niet helemaal duidelijk. Het is wél zonneklaar dat er een pak papierwerk en planning aan te pas zal komen om eraan te voldoen én concurrentieel te blijven. No Deal Brexit? Hard Brexit? Soft Brexit? Dat bepaalt eigenlijk enkel de hoeveelheid aan extra papierwerk en planning.

Automatiseren douaneformaliteiten

Er bestaan uiteraard kant-en-klare douanepakketten. Maar wat als je die omwille van technische of operationele hindernissen niet kan implementeren? Denk maar aan legacy systemen die moeilijk te integreren zijn. Of al die vergunningen en certificaten die jouw product nodig heeft.

Ontlast je werknemers dankzij RPA (Robotic Process Automation)

Heb je al mensen die omgaan met douaneformaliteiten? Dan krijgen die door de Brexit gevolgen vast te maken met een pak extra workload. Een databot verzacht het werk door hun repetitieve taken over te nemen. Je werknemers kunnen zich zo focussen op de uitzonderingen of probleemgevallen. Bij RPA, of Robotic Process Automation, leiden we een databot op om de handelingen van je werknemers één op één over te nemen. Hij logt in in de nodige systemen, zoekt informatie op, verwerkt de informatie en vult de uitkomsten in in de doelsystemen. Exact zoals je medewerker dat zou doen.

Zo kan je databot zonder één lijntje ontwikkeling of papierwerk:

  1. Je ERP, TMS, WMS of Master Data nakijken en zendingen naar het Verenigd Koninkrijk uitfilteren.
  2. De benodigde documenten bij elkaar zoeken (exportvergunningen, oorsprongscertificaten, fytosanitaire certificaten, noem maar op).
  3. De volledigheid en juistheid van de informatie verifiëren.
  4. Als de zending nog niet klaar is voor vertrek kan de databot verschillende exception procedures uitvoeren. Van wachten op bijkomende sub processen tot escaleren naar een medewerker.
  5. Aangifte doen in het Customs Declaration System (CDS) van de Britse douane (HMRC)
  6. Invullen van het PaperLess Douane en Accijnzen (PLDA) systeem van de Belgische douane.
  7. Koppelen met het Port Community Systems als Nxtport in de haven van Antwerpen of RX/Seaport voor Port of Zeebrugge. Ook BruCLOUD voor de community op Brucargo bij de luchthaven van Zaventem vormt geen probleem.
  8. Een gedetailleerd rapport met alle aangiftes afleveren.
  9. Je interne systemen alsook de systemen van je leveranciers updaten.

Een virtuele assistent

Een databot voert taken uit op exact dezelfde manier uitgevoerd als je werknemers dat zouden doen: net zoals een mens…

…“leest” een databot het scherm dat een systeem genereert. Of beter gezegd: je RPA tool onderschept de digitale signalen nog voor ze een scherm bereiken

… verwerkt ze in de interne business rules engine, die exact de regels volgt die je proces voorschrijft

…”stuurt” de uitkomsten naar de relevante systemen via keyboard en – waar beschikbaar – muis. Hiervoor wordt hetzelfde trucje gebruikt als bij het uitlezen van een scherm: je RPA tool maakt gebruik van de drivers op je computer om de signalen naar het systeem te sturen. Zo automatiseer je manuele administratieve handelingen binnen de 4 à 5 weken voor een budget van minder dan €25k

Een stapje verder: automatiseer wat tot heden moeilijk of onmogelijk was

Wie herkent dit niet: voor hetzelfde product zijn verschillende HS codes gebruikt voor de douane aangiftes. Soms is er dan teveel betaald, soms te weinig en bij een douanecontrole komen er problemen. Uiteraard bieden externe douane agenten een duidelijke meerwaarde als het aankomt op de consistentie en kwaliteit van de inklaring. Aan de keerzijde betekent een extra partij ook minstens één extra stap in het proces. En een extra stap zorgt potentieel voor vertragingen.

Bij dit soort taken kan je databot helpen fouten te ontdekken: zo kan een databot bijstaan bij de data mapping of –conversie. Al dan niet gekoppeld aan een Artificial Intelligence (AI) module gaat je databot op zoek naar inconsistenties in je dataset en ondersteunt het harmoniseren van alle data doorheen je systemen.

Dat kan als een stand alone RPA project, maar even goed als een geïntegreerd deel van je IT infrastructuur dat geheel of gedeeltelijk via API’s loopt en volumes verwerkt die niet meer behapbaar zijn voor een mens. Ook hier blijft de kostprijs en doorlooptijd zeer bescheiden in vergelijking met klassieke technologieën. Zo ben je binnen 4 à 5 weken, voor een budget dat zelden de €25.000 overstijgt klaar voor Brexit voor wat betreft je douaneformaliteiten.

Brexit gevolgen logistiek

Uiteraard heeft de Brexit ook gevolgen voor je transport afdeling:

  1. Je transporteurs dienen een Safety & Security Declaration (SSD) en een Entry Summary Declaration (ESD) in te voeren in het Britse Import Control System (ICS).
  2. Het transport dient vergezeld te zijn van het Master Reference Number (MRN) vanuit CDS en het EORI nummer waarmee de zending is aangemeld bij de Britse HMRC.

Dat houdt in dat je je transporteur tijdig op de hoogte dient te stellen van de aard van het transport. Maar daarnaast dien je je ervan te vergewissen dat de documentatie die je aan de chauffeur meegeeft  de juiste CDS en EORI nummers bevat. De chauffeur dient deze gegevens immers voor te leggen aan de grensovergang.

Het vervolledigen van je transport documentatie kan van a tot z uitgevoerd worden door een databot:

  1. Ophalen van afgewerkte zendingen uit je ERP, TMS of WMS.
  2. Het aanmaken van de boekingen in de verzendsystemen van je transportleveranciers, inclusief alle benodigde douanegegevens.
  3. Het ophalen en/of klaarmaken van de verzendingsdocumenten, inclusief (pro-forma) factuur, douanedocumenten en eventuele bijkomende documenten (denk aan dangerous goods).
  4. Pro-actief signaleren van eventuele fouten, ontbrekende documenten of andere problemen.
  5. Koppelen met het Port Community Systems als Nxtport in de haven van Antwerpen of RX/Seaport voor Port of Zeebrugge. Ook BruCLOUD voor de community op Brucargo bij de luchthaven van Zaventem vormt geen probleem.
  6. Versturen van pre-alerts naar betrokken partijen (bvb de douane agent van je klant).
  7. Waar gewenst, pro-actieve track & trace van je zendingen.

Ook hier heb je keuze tussen een klassiek RPA project waarbij je databot werkt als een soort virtuele assistent die op alle systemen inlogt als een menselijke gebruiker, dan wel een meer geïntegreerde set up. Wil je meer weten over de toepassingen van databots en RPA in de logistiek? Neem dan een kijkje op onze logistieke pagina.

Je productie omgeving immuun maken voor de Brexit gevolgen.

De gevolgen van Brexit voor Vlaanderen zijn in de maakindustrie zijn te herleiden tot een verhoogde druk op je productiekosten en/of een kortere doorlooptijd. Lees er meer over in onze blog “Wat zijn de Brexit gevolgen voor jouw bedrijf”. Je bent pas écht klaar voor Brexit als je ook die gevolgen onder controle krijgt.

Verlagen van je productiekosten

Databots zijn uitstekend te integreren met je Lean 6 Sigma (L6S) traject. Een databot wordt immers opgeleid via een vereenvoudigd SCRUM proces, of het nu om een klassiek RPA project gaat dan wel een meer geavanceerde integratie betreft.

Een DMAIC of DMADV verbeteringstraject loopt tot 3 maanden, terwijl een databot volledig operationeel is binnen de maand. Mits je in de vroege fases van je project, bvb tijdens je SIPOC, al een eenvoudige check doet kan je dus perfect je databot project inplannen. Inclusief budget indicatie via onze calculator.

Tijd besparen in je productieproces

Een databot kan je op verschillende manieren bijstaan om je productieproces te versnellen, door bijvoorbeeld je Kaizen activiteiten te ondersteunen zoals in de hoofding hierboven beschreven. Anderzijds kan je je “productie window” verbreden door je planning & informatiedoorstroming te verbeteren. Dat stelt je in staat de gevolgen van de papiermolen rond Brexit op te vangen zonder extra workload of je productiesnelheid te moeten opvoeren.

Het is duidelijk dat een databot op duizend-en-één manieren ingezet kan worden in een manufacturing proces. Op elk ervan ingaan gaat te ver, dus hieronder een paar voorbeeldjes ter inspiratie:

  1. Koppelen met of automatiseren van je sales forecast ter ondersteuning van de productieplanning.
  2. Automatiseren van de orderverwerking, ook al komt die uit erg diverse bronnen (e-mail, fax, EDI enz…).
  3. Opvolgen, desgewenst zelfs plaatsen van leveranciersorders (ASN, transit).
  4. Ondersteunen productieplanning in functie van (toekomstige) beschikbaarheid van materiaal, machines en werknemers.
  5. Pro-actief ter beschikking stellen van werkinstructies aan werknemers in functie van de voortgang van de productie.
  6. Centraliseren, verwerken en rapporteren van de meetwaarden van je machinepark, een van de veel voorkomende problemen bij Internet of Things (IoT) toepassingen.
  7. Doorgeven van productiegegevens naar interne & externe systemen. Denk aan de koppeling tussen je ERP, het WMS of TMS van je logistieke afdeling en het customer care systeem van je klantendienst.

Finance: verzamelen en controleren

Vlaamse exporteurs hoeven na de Brexit geen BTW aan te rekenen voor exporten naar Groot-Brittannië. Het douanekantoor van uitgang (in de praktijk vaak één van de Belgische (lucht)havens) verstrekt hiervoor een bewijs bij de verwerking van de douaneaangifte. Dit bewijs kan door de BTW-diensten opgevraagd worden om te controleren dat de goederen effectief geëxporteerd zijn. Dit soort activiteit, net als vele andere administratieve taken die op een finance departement plaatsvinden, kan probleemloos overhandigd worden aan een databot.

De allereerste toepassing van databots was immers RPA – Robotic Process Automation. Simpel gesteld: het vervangen van “kantoorstoelintegratie”, of “swivel chair integration” zoals dat zo mooi klinkt in het engels, door het automatiseren van de repetitieve manuele taken van je werknemer. Laat het verzamelen en archiveren van informatie uit douaneaangiftes daar nu net een mooi voorbeeld van zijn. Meer weten over de toepassingen van databots in Finance? Bezoek onze RPA in finance pagina.

Klaar voor Brexit? Databots en RPA: je digitale shortcut voor Brexit formaliteiten

Databots zijn bijzonder veelzijdig: ze kunnen met zowel oude als nieuwe systemen communiceren en leggen dus moeiteloos de brug tussen je legacysystemen en de meest geavanceerde moderne toepassingen als Internet of Things of Artificial Intelligence (AI).  Ze communiceren moeiteloos met oude en nieuwe systemen en vangen de verschillen in processen en data op dankzij hun interne business rules engine.

Deze no-code oplossing is operationeel binnen 4 à 5 weken en de kostprijs per project overstijgt de €25k maar zelden.

Door complexe processen met een hoog risico op fouten te automatiseren of door tijdrovend repetitief werk over te nemen via een RPA (Robotic Process Automation) project staan ze voor je klaar om de gevolgen van Brexit voor Vlaamse bedrijven op te vangen. De Brexit gevolgen hoeven voor België dus niet zo dramatisch te zijn als soms wel eens wordt voorgehouden.