Microsoft RPA – Power Automate – Bot de Bouwer, kunnen wij het maken…

We krijgen de laatste tijd steeds meer de vraag of het Power Platform van Microsoft een volwaardig alternatief is ten opzichte van de “usual suspects” die wij als TeRoCo altijd aanbevelen op basis van quadranten zoals Gartner, Forrester en andere onderzoekinstituten. Veel van de prospecten die wij bezoeken, hebben natuurlijk wel wat microsoft producten in huis en dus klinkt het heel aannemelijk om binnen deze familie te blijven. Zelfs de prijs lijkt aanlokkelijk, of is dat alleen maar schijn?

Power Platform of Power Automate?

Nu we moeten beginnen met alles juist te benoemen. Power Platform is een familienaam van een productgroep binnen Microsoft en bevat 3 producten:

  • Power BI,
  • Power Apps
  • Power Automate (voormalige Microsoft Flow).

De echte vergelijking is dus met Power Automate dat het RPA product is van Microsoft.

Microsoft Visie en Technologie architectuur

Alvorens wat dieper in te gaan op wat Power Automate kan of  juist niet kan, is het ook belangrijk om een beetje in te gaan op de strategie en visie van Microsoft rond hun producten. Deze is tweeledig:

  1. Elke gebruiker moet een ultieme office ervaring hebben, met de nadruk op iedereen. Het is dus belangrijk dat de service voor iedereen toegankelijk is, zelfs zonder technische onderlegging.
  2. Doorgedreven integratie van de producten suite in de cloud (Azure) en een gemeenschappelijk data model structuur (CDS of common data services). Om dit architecturaal waar te maken  is het belangrijk om weten is dat deze CDS architectuur enkel op de 365 producten zit. Oudere product versies hebben die niet en kunnen dus niet “native” communiceren met de 365 product groep. Hierbij zal er nog altijd een specifieke connector gebouwd moeten worden of men gaat zoals de meeste RPA scripts via de User Interface (UI).

Iedereen een “bot-de-bouwer”?

Vraag is of dit wel wenselijk is? Alle ondernemingen spenderen veel geld aan operational excellence en lean-trajecten waarbij men processen zoveel mogelijk wil standaardiseren en regel-gebaseerd wil maken. In mijn ogen is het dus een beetje een tegenstelling om te kiezen voor een strategie of uitvoering waarbij iedereen zijn eigen bot kan bouwen. Zet je dan de deur niet open naar iedereen zijn manier van werken? Hoe ga je dat controleerbaar en beheersbaar houden? In deze tijden waar compliance en in-control heel belangrijk zijn, wordt het iedereen zijn bot model toch wel een heel groot vraagteken, niet?

Hoe goed is nu die Power Automate als RPA tool?

Ook dat start met een beetje geschiedenis. De Microsoft tool was tot voorheen Flow. Na de overname van Softomotive eerder dit jaar (2020) met hun RPA product Winautomation, wil Mircrosoft belangrijker worden in de RPA markt. Maar, hier begint voor mij al een valkuil. Tot op vandaag zijn het nog 2 oplossingen en ondanks de marketing naam Power Automate leven Flow en Winautomation nog altijd naast elkaar binnen de merknaam. Een beetje verscholen in de Microsoft documentatie op de website kan je trouwens nog vinden dat de automatisatie via user interface of via UI Flows of Winautomation moet gedaan worden, met een als ik me niet vergis specifieke installatie van Winautomation. Waarbij UI Flows wordt aangeraden als je binnen de Office suite blijft en Winautomation voor als je erbuiten wil gaan.  Of dat in de praktijk makkelijk werkt voor een “bot-de-bouwer” is maar de vraag. Moeten we dan Softomotive vergelijken met de “leading ladies” van het quadrant? Volgens het onderzoeksinstituut staat/stond Softomotive toch een eind af van de “leading ladies”, dus zijn wij vanuit TeRoCo toch geneigd om onze klanten/prospecten een advies in die richting te geven.

Maar,… die prijs?

Is dat zo en kan je goed puzzelen? De prijszetting is mijns inziens opgebouwd vanuit de visie dat iedereen hiermee aan de slag moet gaan. Dit leid ik af uit de dominante positie op de website van “attended” RPA en een prijs per user per maand (40$ of 480$ per jaar). Niet makkelijk om te vergelijken met andere aanbieders, maar laat het ons toch proberen. Om een goede vergelijking te maken gaan we ook nog de “unattended” optie erbij nemen a rato 150$ per maand per bot (1800$ per jaar).  Dus voor 1 “bot-de-bouwer” de simpele som van 2.280$ per jaar. Significant goedkoper dan de instap bij de anderen, maar weet dat je daar natuurlijk direct meer bouwers mag aanmaken. De puzzel wordt moeilijk gelegd omdat ik niet weet of elke BdB bij Microsoft die de beschikbaarheid heeft over 1 bot bij een “attended” licentie dus ook gaat moeten betalen. Voor 3 bouwers gaat het dan naar 6.840$ per jaar. Maar is dat nu de enige kost, de leiders uit het kwadrant hebben al heel veel functionaliteit ingebouwd in hun basis aanbod. Bij Microsoft lijkt het erop dat je voor alles moet bijbetalen; AI-builder en misschien het gebruik van nog andere Azure services?

Beheersbaarheid en controle

In de product omschrijving ontbreekt het toch wat en bij “unattended bots” besteden veel aanbieders toch de nodige aandacht aan de beheersbaarheid en controle over de bots die gebouwd zijn. Denk maar aan het “center of excellence”-verhaal dat bij elke leverancier van zowel de software als diensten verteld zal worden. Een belangrijk aspect ook in ons verkoopverhaal is dat IT aangehaakt moet zijn voor een deel infra en netwerk gerelateerd, maar ook voor de monitoring. Deze informatie is niet makkelijk te vinden of ze ontbreekt, maar op zich hoeft dat ook niet te verbazen als je de geschiedenis van het product en visie goed hebt gelezen.

Laten vallen die Power Automate en automatisatie?

Dat is misschien ook wat kort door de bocht. Microsoft heeft het geld en de brainpower om de gaten dicht te rijden, de vraag is natuurlijk wanneer en dan wordt de vraag retorisch hoe lang wil u wachten met het inzetten op automatisatie? Onze mening is dat u beter vroeg dan laat deze technologie omarmt, de voordelen en plaatsen van inzetbaarheid zijn zo groot dat dit gewoon zijn plaats heeft in uw digitale transformatie en strategie. In de toekomst zullen software oplossingen makkelijker voor elkaar ingeruild kunnen worden door architecturale keuzes. U kiest in onze ogen dus niet voor de volgende 5 of 10 jaar een oplossing, maar u zorgt ervoor dat uw onderneming mee is in deze (‘r)-evolutie en wendbaar de toekomst tegemoet kan zien.

Microsoft Power Automate

Stijn Ongena

Business developer bij TeRoCo

TEROCO | Databots, your digital shortcut