Mythe 1: Processen eerst optimaliseren vooraleer ze voor RPA in aanmerking komen.

Procesverbetering

In de reeks “11 RPA mythes ontkracht

Mythe 1: Processen moeten eerst geoptimaliseerd worden vooraleer ze voor RPA in aanmerking komen.

RPA kan snel geïmplementeerd worden

Eén van de grote voordelen van Robotic Process Automation is onmiskenbaar de hoge snelheid en daarmee gepaard gaand de lage kost van een automatisatie traject.  Vier weken of minder tussen de start van een project en de oplevering, zijn meer regel dan uitzondering.

Deze sterke prestaties doen terecht de vraag rijzen naar het voortraject.  “Als implementatie zo snel verloopt, zal er wel veel werk vooraf zijn”, luidt de redenering.

Het antwoord verdient heel wat nuance.

Wat met processen die niet efficiënt zijn ingericht?

Een proces dat niet op de meest efficiënte manier verloopt, verandert niet op magische wijze in een modelproces, enkel door nieuwe methodes van automatisering in te schakelen.  RPA vervangt de menselijk handelingen door deze te imiteren, het onderliggende proces blijft daarbij identiek hetzelfde.

Als het de bedoeling is om een proces grondig te evalueren en bij te sturen, blijft een specifieke aanpak, zoals bijvoorbeeld Lean, 6 sigma of business process management (BPM), noodzakelijk.

Dilemma: het water staat aan de lippen

Echter, dit stelt organisaties vaak voor een dilemma. Dat er ruimte is voor verbetering, leidt meestal geen twijfel.  Een verbetertraject vraagt echter behoorlijk wat tijd, en doet beroep op dezelfde medewerkers die al hun handen vol hebben om de boel min of meer gaande te houden. Een extra inspanning om het proces grondig onder de loep te nemen, is dan niet aan de orde.

“Een drenkeling heeft geen behoefte aan zwemles, maar aan een reddingsboei”

De aanbevelingen van een Lean traject implementeren?

Bovendien is de uitkomst van een Lean of soortgelijk traject bij voorbaat moeilijk te voorspellen.  Proceswijzigingen kunnen van organisatorische aard zijn, maar minstens even vaak blijken aanpassingen aan de IT-toepassingen noodzakelijk om de voorgestelde verbeteringen in de praktijk te kunnen brengen.  In dat geval is het lang niet zeker dat de capaciteit hiervoor aanwezig is, of dat de business case sterk genoeg is.

Een alternatieve aanpak

Met RPA werkt het anders.  De manier waarop de medewerkers het proces uitvoeren wordt nauwkeurig geregistreerd, tot in het kleinste detail, en in een aantal gevallen zelfs letterlijk opgenomen – een aantal RPA-softwares bevatten niet voor niets een “recorder” functie.  Dit kan louter door observatie, zonder het eigenlijke werk te verstoren.  Bij het bouwen van het script, komt het er dan op aan om deze handelingen identiek over te nemen en de bot als het ware te trainen in de uitvoering van het proces.  Als resultaat krijgen we dan een perfecte imitatie van de menselijke werkwijze, tot in het kleinste detail.  Deze kan dan misschien niet altijd de meest efficiënte zijn, ze heeft in het verleden wel al bewezen het gewenste eindresultaat te kunnen afleveren.  Van dan af zal een bot het proces afhandelen, sneller en foutlozer dan een mens en met een capaciteit en beschikbaarheid die quasi onbegrensd zijn.

Op die manier kan RPA helpen om snel druk van de ketel te halen, en de organisatie de nodige zuurstof te geven.  Ademruimte die op zijn beurt eventueel toelaat om voor een aantal processen alsnog in de diepte te duiken en aan een grondige bijsturing, of zelfs een herontwerp, te werken.

Optimalisatie en RPA gaan hand in hand

Automatisatie door middel van RPA ontslaat ons niet van de opdracht om onze processen zo efficiënt mogelijk in te richten. Processen die reeds grondig geëvalueerd en bijgestuurd zijn, en waarbij RPA gebruikt wordt om de automatisatie te versnellen of vervolledigen, blijven het geprefereerde scenario.  Het zou echter jammer zijn om een middel dat snel en accuraat de druk op de medewerkers in een proces kan verlichten, niet in te zetten op een moment dat de behoefte groot is.

“Een pijnstiller neemt meestal niet de oorzaak van de pijn weg, maar kan de symptomen wel verlichten zodanig dat de aandacht vervolgens kan gaan naar een oplossing ten gronde.”

Volgende aflevering: Mythe 2: RPA vergt aanzienlijke investeringen in software en infrastructuur alvorens te kunnen starten.