Post Brexit Logistiek: Aanpassen aan het “nieuwe normaal” (update mei 2019)

Ik moet u teleurstellen. Aan het einde van mijn presentatie zal de situatie niet duidelijker zijn dan nu.

Jozef Hupperetz, EU Brexit-onderhandelaar voor Douane bij aanvang van zijn toespraak op het Douanecongres te Antwerpen van 25 april 2019 jongstleden

To Brexit or not to Brexit

Mijn excuses… deze open deur intrappen was té verleidelijk. Helaas schiet het de laatste dagen alle kanten op dus niemand weet waar we nu eigenlijk aan toe gaan zijn. Ook de top-onderhandelaars van de Europese Commissie

  • Komt er een overeenstemming met de EU, dan gaat een overgangsperiode in waarbij de handel minstens tot eind 2020 onder de bestaande voorwaarden verder kan gaan.
  • No deal betekent dat er onder de WTO richtlijnen handel gedreven zal worden.

De gevolgen van de Brexit op de logistiek is te herleiden tot: gaan goederen vanaf 12 april aan strenge douaneregels onderworpen worden of zien we pas binnen een paar jaar een mildere vorm verschijnen. Dat vertaalt zich op de werkvloer concreet in:

  1. Extra papierwerk en kosten voor in- en uitklaring.
  2. Vroegere cut-off tijden: al dat papierwerk vraagt nu eenmaal tijd.
  3. Potentieel langere transit tijden.
  4. Meer exception management – gegarandeerd loopt er regelmatig wel iets mis.

Hoe bereid je je voor op de gevolgen van de Brexit?

Het mag duidelijk zijn dat de belangrijkste gevolgen van de Brexit zich niet zozeer bevinden in het uitpluizen en opzetten van nieuwe processen rond de douaneformaliteiten. Wie buiten de EU exporteert of van buiten de EU importeert is daar al helemaal mee vertrouwd. Drijf je nog geen handel met landen van buiten de EU?  Dan vind je hier een uitstekende – Engelstalige – checklist waarmee je aan de slag kan. Wil je meer detail? Dan verdient de Brexit site van Flanders Investment & Trade een bezoekje.

Dé grote uitdaging wordt de dagelijkse workload die de Brexit met zich meebrengt.

Dag-in dag-uit papierwerk genereren dat verschilt voor elk item en elke zending is een hele berg werk.  Dààr ligt de echte impact van de Brexit op een logistiek departement.

Volgende formaliteiten moeten voor elk export item aan de douane doorgegeven worden:

  1. Een 6-cijferige “Harmonized System” of HS-code, aangevuld met 2 Taric subheadings vanuit de Europese commissie.
  2. Gedetailleerde beschrijving (niet: T-shirt, wel “heren T-shirt 80% katoen, 20% polyester”).
  3. Land van oorsprong van alle onderdelen of componenten.
  4. Waarde (= marktprijs).
  5. Verder zijn voor bepaalde items verdere documenten nodig zoals bijvoorbeeld exportlicenties, een fytosanitair certificaat of T1 documenten.

Daarnaast dient bij elke zending, of dat nu een klein pakje dan wel een volledige 40-voet zeecontainer is, een factuur gevoegd te worden.

Werk je met verschillende transporteurs dan word je ook nog eens geconfronteerd met verschillende procedures om je papierwerk aan te leveren: Heel wat transporteurs werken met (weliswaar elk onderling verschillende) elektronische aanmeldingsportalen, terwijl sommigen nog steeds bij papier zweren.

Databots to the rescue: RPA / Robotic Process Automation

De druk op het personeel van je logistieke afdeling loopt al snel aardig op enkel en alleen al met het voorbereiden van het papierwerk. Voeg daaraan de onvermijdelijke impact van fouten en vertragingen toe en het is duidelijk dat je bijna verplicht bent om bijkomend personeel in dienst te nemen.

Of toch niet?

Aangezien de douaneregels eenduidig zijn, zijn ze erg makkelijk uit te voeren door een Databot. Dit is een klassiek voorbeeld van zogenaamde Robotic Process Automation / RPA waarbij repetitieve manuele administratieve taken overgedragen worden aan een Databot.

Een paar voorbeeldjes:

Opzoeken Douanecode

Een Databot kan op basis van de beschrijving van je producten in bijvoorbeeld je ERP de juiste douanecode online opzoeken. Klopt de beschrijving niet helemaal? Dan waarschuwt de Databot je medewerkers welke items nog eens van nauwkeuriger bekeken dienen te worden. De beschrijving van je producten kan je dan best in je systemen aanpassen zodat er in de toekomst nooit meer verwarring ontstaat.

Omgekeerd kan ook uiteraard: heb je al een douanecode in je systeem, dan past je Databot de beschrijvingen in je systemen daaraan aan. Of als dat niet gewenst is, zorgt hij ervoor dat de beschrijvingen op je zending en je douanepapieren precies overeenkomen.

Continu verifiëren van je masterdata

Omdat de douaneclassificatie van goederen in nogal wat bedrijven manueel werk komt het geregeld voor dat quasi identieke producten een verschillende classificatie gekregen hebben. Concreet wordt een Databot aan het werk gezet om:

  1. te checken of de gekoppelde douanecode überhaupt geldig is.
  2. na te gaan of producten met een (bijna) identieke beschrijving aan dezelfde douanecode gekoppeld zijn.

In een eerste faze haalt de Databot op die manier alle anomalieën uit je master data en indien gekoppeld aan een opzoekfunctie voor Douanecodes houdt hij je data schoon.

Invullen van je verzenddocumenten

Zitten de gegevens met betrekking tot de waarde of de oorsprong in een ander systeem dan je WMS of TMS, dan heb je waarschijnlijk mensen in dienst die die details manueel opzoeken en invullen in de verzendingssystemen van je transporteurs. Die taak is bijzonder makkelijk te over te nemen door een Databot – het is net het soort taak waarvoor ze ooit uitgevonden zijn.  Een Databot werkt vele malen sneller dan een mens zodat je je cut-off tijd minder hoeft in te korten.  Bovendien legt hij je medewerkers aan het einde van zijn taak een rapport voor met zendingen waar ze specifieke aandacht aan dienen te besteden (bijvoorbeeld omdat er bepaalde informatie ontbreekt).

Genereren en doorgeven van douanedocumentatie

Nog zo’n taak waar een Databot graag voor tekent: alle douane-informatie bij elkaar voegen en doorsturen naar je leverancier en/of de douane in het door hen gevraagde formaat.  Moet dat op papier gebeuren? Dan legt de Databot alles voor je klaar op de printer. Pdf’s genereren en bij je zending voegen wanneer de inhoud dat vereist (bijvoorbeeld waar specifieke certificaten nodig zijn). No problem!

Opsplitsen van zendingen

Het is vaak handig om bepaalde goederen niet bij elkaar in één zending te stoppen. Er hoeft maar één item in de zending om een andere douanebehandeling te vragen en je riskeert een vertraging.  Je kan ook je zending opsplitsen zodat de nu twee zendingen onder de high-value limit vallen waardoor ze mogelijk sneller ingeklaard worden. Dat soort business rules kan je je Databot perfect aanleren. Hij informeert je personeel hoe ze de twee zendingen dienen op te bouwen.

Pro-actief opvolgen van zendingen

Weet je graag dat er iets mis is met je zending vóór je een telefoontje krijgt van je boze klant? Je kan je Databot de track & trace tools van je verschillende transporteurs laten scannen en je op de hoogte brengen van eventuele (potentiële) vertragingen.

Voordelen van RPA in logistics

Bij RPA zet je een Databot in om repetitief manueel werk over te nemen van je medewerkers. Die medewerkers kunnen zich dan richten op taken met echte toegevoegde waarde, zoals het snel en efficiënt opvolgen van de problemen die je Databot aanwijst. Of het sneller opvolgen van vragen vanuit je klantendienst.

Bij Brexit – en bij logistiek in het algemeen – bieden Databots je een enorme meerwaarde:

  • Snellere opmaak van papierwerk, ook als de informatie uit verschillende systemen komt.
  • Snel en gedetailleerd signaleren van issues – ontbrekende gegevens, certificaten…
  • Pro-actief opvolgen van vertragingen.

Dat alles kan gerealiseerd worden binnen 4 à 5 weken. Databots komen immers niet aan je onderliggende systemen omdat ze je systemen benaderen alsof ze een menselijke gebruiker zijn: via de drivers van je scherm, keyboard en muis. Daardoor heb je slechts minimale IT support nodig: de Databot installeren, de toegangsrechten tot de systemen opzetten en een VPN tunnel langs waar onze trainer aan de nodige systemen kan. Eventueel kan je kiezen om een testomgeving op te zetten, maar omdat de Databot opgeleid wordt met behulp van regelmatige contactmomenten met je gebruikers en/of process owners wordt die stap zelfs vaak overgeslagen.

Zo maken Databots het dus mogelijk gelijk in te spelen op de nu nog onduidelijke situatie van de Brexit. Er hoeft geen lang automatiserings- dan wel integratieproject aan vooraf te gaan of noch een of andere outsourcing of offshore data entry constructie.

Met Databots krijg je je workload weer onder controle.