RPA; Robotic Process Automation volgens Teroco

RPA takes the robot out of the human. The average knowledge worker employed on a back-office process has a lot of repetitive, routine tasks that are dreary and uninteresting. RPA is a type of software that mimics the activity of a human being in carrying out a task within a process. It can do repetitive stuff more quickly, accurately, and tirelessly than humans, freeing them to do other tasks requiring human strengths such as emotional intelligence, reasoning, judgment, and interaction with the customer

Leslie Willcoks, Hoogleraar en voorzitter van de Innovatiegroep aan de London School of Economics 

Robotic Process Automation via Databots laat je bestaande IT omgeving volledig onaangeroerd zodat je binnen de 4 tot 5 weken processen kan automatiseren. Je Databot kan echter net zo goed systemen integreren of dienst doen als een volledig op maat gemaakte applicatie.  Sterker nog: die drie toepassingen kunnen in heel wat gevallen door één en dezelfde Databot vervuld worden, als je bij de start maar de juiste keuze maakt.

Als Databot-pionier begeleiden we je van bij de allereerste beslissing over de selectie van de juiste Databot (welk proces is geschikt voor RPA?) en set-up (attended vs unattended) tot en met de oplevering (gedetailleerde process manual die latere aanpassingen vergemakkelijkt).

(lees verder onder de banner)

Waarom Teroco?

  • Ruim 7 jaar RPA ervaring. Daarom is jouw Databot binnen 4 à 5 weken operationeel, met een minimale workload voor jouw team.
  • Eenvoud. Geen zin om BRS, SRS, Use Cases, Change Requests… uit te schrijven? Mooi, wij hebben die niet nodig. Lean werken ten top.
  • Enkel in-house trainers. Je business staat niet stil, dus jouw Databot moet al eens bijgeschoold worden. Dat gaat sneller & vlotter als je op je vertrouwde trainer kan terugvallen.
  • (Belachelijk) flexibel. Je Databot wordt 100% op jouw maat opgeleid door middel van korte, rechtstreekse contactmomenten tussen onze trainer en je user(s).
  • Business talk. Jouw project wordt begeleid door een functioneel expert uit jouw vakgebied. We hebben tientallen jaren ervaring in Document management, Finance, HR, Lean 6-Sigma, Logistiek, Marketing & Sales aan boord.

Onze Opdrachtgevers

Hoe werkt Robotic Processing Automation?

Bij RPA bootst een Databot de handelingen van een menselijke gebruiker na. Databots kunnen op verschillende manieren ingeschakeld worden: 

  1. Als rechtstreekse assistent van uw medewerkers, wat dan “attended RPA” of “Robotic Desktop Automation / RDA” wordt  genoemd.  De Databot wordt in dit geval rechtstreeks op de computer van uw medewerker geïnstalleerd en wordt opgestart wanneer nodig. 
  2. Een Databot kan echter net zo goed een serverproces zijn.  In dat geval kan de Databot 24/7/365 draaien en taken van verschillende afdelingen uitvoeren: bijvoorbeeld continu orders verwerken gedurende de werkuren, timesheets van de medewerkers ‘s nachts  en ‘s ochtends een system readiness uitvoeren.  Dit heet “unattended RPA”. 

Een Databot kan echter even goed aan de slag met andere interfaces (SQL, API), hetgeen zorgt voor een  ongekende flexibiliteit. Bij Teroco zetten we Databots dan ook in voor de meest uitlopende taken: 

  • Systeemintegraties – Databos zijn complementair aan ETL & iPaas platformen als Mulesoft, Frends of The Glue.
  • Data Management: de Business Rules Engine vereenvoudigt en versnelt processen als datavalidatie, – transfer en – conversie aanzienlijk.
  • Ontwikkeling van op maat gemaakte applicaties 
  • System readiness check(s) zodat problemen nog voor het begin van de werkdag gedetecteerd en opgelost worden.
  • Versterken van Lean 6-Sigma projecten: Heel wat van de “Machine”, “Method” en “Measurement” causes kunnen binnen de standaard looptijd van een DMAIC project verholpen worden – incl. bijsturing tijdens de “Control” faze. Eventueel kan dat via een low-cost, licentievrije Proof of Concept.

(lees verder onder de carrousel)

Hoe helpt Teroco je met jouw RPA project?

Wij hebben verschillende mensen met >7 jaar ervaring in RPA – dat is zonder meer uniek voor een dergelijk jonge technologie. Zij zijn verantwoordelijk voor de opleiding en opvolging van onze Databot trainers, zo heb je dus de garantie dat jouw project op tijd en binnen budget opgeleverd wordt.

Aandachtspunten

  • Het selecteren van het juiste proces. Uitzonderlijk hebben Databots extra “hulpstukken” nodig waardoor de prijs en complexiteit stijgt.
  • Het selecteren van de meest kost-efficiënte Databot. Naast de “Big Three” (Automation Anywhere, Blueprism, UiPath) zijn er sterke challengers beschikbaar in de markt.  Denk aan Kofax, Kryon, Pegasystems of Oakwood. Elk heeft zijn specifieke sterktes en zwaktes alsook een eigen prijsmodel. Een verkeerde keuze betaal je – letterlijk – cash: hogere meerkost om op te schalen, pay-per-use kosten die de pan uitswingen…  Wij helpen je de juiste keuze maken van bij je allereerste Databot.
  • De aanschaf van je licenties rechtstreeks bij de leverancier. Je komt bijna altijd voordeliger uit als je je licentie rechtstreeks koopt, zonder tussenpersoon. Als partner van de verschillende leveranciers kunnen wij tijdens de opleiding van je Databot gebruik maken van uitgebreide technische ondersteuning, maar bij oplevering geven wij de licentie aan jou door.
  • Korte doorlooptijd. Je kan je project op verschillende manieren benaderen: via een gratis doch beperkte POC, een klassieke IT project management aanpak, offshoring, eigen mensen… Dankzij onze lange ervaring hebben we de doorlooptijd teruggebracht naar 4 tot 5 weken vanaf goedkeuring van de offerte tot 100% productieklaar, inclusief fine-tuning.  
  • Buy-in van je personeel: Onze Databot trainer werkt rechtstreeks met de eindgebruiker, die tijdens de korte contactmomenten kan bijsturen waar nodig. Je mensen zien hun nieuwe “collega” groeien in zijn taak, helemaal volgens hun wensen en werkpraktijken.  
  • Bijsturen na oplevering. Je business staat niet stil.  Dus kleine aanpassingen zijn op termijn onvermijdelijk: een belangrijke upgrade van een van je legacy systemen, een nieuw proces, nieuwe klanten… Bij Teroco borgen we je continuïteit door een geïntegreerde aanpak:
    • Makkelijke impact-analyse dankzij de gedetailleerde process manual die we aan het einde van elk project opstellen.
    • Wij werken enkel met eigen mensen, vaak kunnen we dus je vertrouwde trainer de update laten uitvoeren. Weet echter dat alle projectdetails op eenzelfde manier intern gearchiveerd worden zodat elk van onze trainers je razendsnel kan helpen.

 

RPA en je IT afdeling 

Uiteraard moet IT betrokken worden, maar de impact van RPA op IT is erg beperkt: De Databot installatie, de nodige User-ID’s aanmaken, eventueel een VPN-tunnel opzetten, de licenties beheren (renewals, upgrades…) en – idealiter – het inventariseren van de processen die de Databots uitvoeren. Onze technische mensen staat jouw IT team steeds bij tijdens de belangrijkste momenten: installatie, testen en overschakeling naar de live-omgeving.   Aan het einde van het project overhandigen we een gedetailleerd proceshandboek alsook alle details m.b.t. de licenties. Dat maakt het extra eenvoudig om je Databot zonder hulp van buitenaf te beheren.

Dit is een échte win-win: IT kan zich focussen op de hoofdinfrastructuur en de strategische projecten omdat de “longtail” van projecten op een gestructureerde, beheersbare manier opgepakt wordt. 

 

Altijd een business-insteek 

Bij Teroco waken we erover dat elk project begeleid wordt door een van onze functioneel experts. Zo elimineren we een pak “waste” uit zowel het voorbereidende documentatieproces als het ontwikkelingsproces. Bovendien is het gewoon prettig als iedereen dezelfde taal spreekt.  We zijn niet weinig trots op de expertise die we in-house verzameld hebben: 

  • Finance expert: >30 jaar ervaring 
  • Document management / Taaltechnologie expert: >30 jaar ervaring 
  • IT Expert: >30 jaar ervaring 
  • Human Resources expert: >20 jaar ervaring 
  • Sales & Marketing expert: >20 jaar ervaring 
  • Logistiek expert: >20 jaar ervaring. 

(lees verder onder de banner)

Geef je ons 30 minuten?
Geef ons 30 minuten en wij leggen de mogelijkheden uit onder het genot van een lekker kopje koffie.

Voordelen van RPA

Welk voordeel haal je uit Robotic Process Automation?  

Een Databot past zich aan aan ù, niet andersom. Het principe van RPA is dat er niets gewijzigd wordt aan uw bestaande processen, IT omgeving en databronnen. Als zodanig is het dan ook geen “IT project”.  Daarom zijn onze Databot trainers gebaseerd in België en Nederland om rechtstreeks met users en process owners te kunnen werken. In maximum anderhalve maand leiden we een Databot op tot een 100% operationele virtuele medewerker die de klok rond de meest complexe processen uitvoert. 

Kostenbesparing en extra omzet 

Volgens een studie van de London School of Economics haalt Robotic Process Automation een Return on Investment van 30 tot 200% binnen het eerste jaar, enkel op basis van verbeterde productiviteit. Dat is slechts het topje van de ijsberg. Omdat systeemintegratie zo snel en makkelijk kan met een Databot kan je heel wat meer bereiken dan “enkel” het automatiseren van menselijke handelingen: efficiëntere inning van betalingen, snellere facturatie, verminderen van “emergency” transporten, betere customer service, slimmere marketing en ga zo maar door. 

Flexibiliteit en Schaalbaarheid 

Implementatie van een Databot neemt slechts zo’n 4 tot 6 weken in beslag, en éénmaal een Databot geconfigureerd is kan hij onbeperkt gekopieerd worden om elk werkvolume op te vangen. 

Eén Databot, verschillende taken 

Iedere Databot kan een hoge hoeveelheid aan verschillende processen afhandelen. Van repetitieve taken over het opmaken varapporten tot data management. 

Security & Compliance 

Zoals een medewerker, werkt de Databot conform aan alle bestaande controles en beperkingen, bovendien logt de Databot alle acties en kan ze niet buiten haar script treden.  Daardoor kunnen de toegangsrechten zeer duidelijk afgebakend worden: Een Databot leest tijdens de lunchpauze geen on-line krant en heeft dus helemaal geen internet toegangsrechten nodig. 

Medewerkerstevredenheid 

Door het vervelende, repetitieve werk naar de Databot te sturen, kunnen de medewerkers zich concentreren op taken met een hogere toegevoegde waarde en interactie met klanten en collega’s.  Niet onbelangrijk in deze tijden van krapte op de arbeidsmarkt. 

Klantentevredenheid 

Uw Databot kan 24/7/365 werken, en daarbij te allen tijde foutloos de verwachtingen van uw klanten vervullen.